Per quanto il progresso continui ad avanzare rapidamente, consentendo di fare quasi tutto online, in ogni casa permangono ancora molti documenti cartacei, ricevute di pagamenti e bollette di utenze varie che necessitano di essere archiviate e conservate. Si tratta di un obbligo piuttosto noioso, che occupa tempo e spazio nei cassetti.
La tentazione è quella di eliminare in blocco tutte le carte presenti in casa, ma prima di procedere è opportuno ricordare che alcuni documenti devono essere conservati per un certo periodo di tempo, al fine di prevenire l’eventuale necessità di dimostrare i pagamenti, la soluzione ideale è quella di creare un piccolo archivio strutturato e di riordinarlo e aggiornarlo anno per anno.
Per Quanto Tempo Bisogna Conservare i Documenti
Per essere in grado di dimostrare l’avvenuto pagamento delle fatture relative a servizi pubblici o privati, evitando il rischio di doverli pagare una seconda volta in caso di contestazione, è opportuno sapere quando i crediti cadano in prescrizione, si tratta di un termine che varia in relazione ai diversi documenti. Indicativamente, le ricevute di pagamento relative alle utenze di luce, gas, telefono e acqua, alle imposte comunali sugli immobili, alle imposte sulla nettezza urbana e ai moduli F24 devono essere conservate per 5 anni.
Sempre per 5 anni devono essere conservate le ricevute di pagamento dell’affitto, delle spese condominiali, delle rate dei mutui e delle multe automobilistiche, mentre per il bollo degli autoveicoli, le cambiali e le fatture relative alle prestazioni dei professionisti, il termine è di 3 anni. Le dichiarazioni dei redditi devono essere conservate per 5 anni, che salgono a 15 nel caso si fossero effettuate opere di ristrutturazione edilizia o di riqualificazione energetica, visto che le detrazioni relative a questo tipo di lavori vengono rateizzate in dieci anni. Soprattutto se c’è un mutuo o un finanziamento in corso, è opportuno conservare gli estratti conto della banca, che in ogni caso, di norma, andrebbero conservati per dieci anni, in qualsiasi caso è comunque possibile utilizzare anche gli strumenti offerti dalle piattaforme di home banking.
Come Creare un Archivio con Documenti e Bollette
Quando i pagamenti avvengono online o tramite domiciliazione bancaria, il problema delle ricevute da conservare non esiste, visto che la ricevuta dell’avvenuto pagamento viene inviata via mail, oppure è resa reperibile nell’area personale del sito di home banking. A questo proposito, è bene tenere presente che quasi tutte le banche permettono, oltre ad effettuare bonifici online e di domiciliare le diverse utenze, anche di pagare imposte, tasse e di predisporre bonifici periodici, in tutte queste situazioni, è sufficiente entrare nel proprio account per avere a disposizione tutte le ricevute che attestano il pagamento, con la possibilità di salvarle e di stamparle.
Ultimo aggiornamento 2023-03-19 / Link di affiliazione / Immagini da Amazon Product Advertising API
Un’ottima idea è quella di creare un vero archivio digitale, dove salvare sia le ricevute dei pagamenti effettuati online, reperibili dalle piattaforme del conto corrente bancario o postale, che i tradizionali documenti cartacei, digitalizzati con uno scanner, per chi ne fa uso, o semplicemente con la fotocamera dello smartphone. Per semplificare le operazioni, è consigliabile installare sullo smartphone o sul tablet una delle applicazioni disponibili anche in versione gratuita, e progettate proprio per il salvataggio dei documenti cartacei in formato pdf. L’archivio può essere creato sul proprio personal computer, e ulteriormente salvato con un backup periodico su un secondo supporto, un disco esterno, un dvd o una memoria usb.
Contratti di affitto, rogiti notarili, documenti relativi a compravendite e mutui, contratti di lavoro e bollette possono essere a loro volta salvati in formato digitale su un supporto di memoria portatile, con l’accortezza di mantenere, ovviamente, anche la copia cartacea originale. Una soluzione ideale è quella di creare uno o più raccoglitori dove conservare i documenti stampati, completarli con un dvd contenente le copie elettroniche, e allo stesso tempo salvare i documenti personali, compresi carta di identità, patente di guida e passaporto, anche in uno spazio di archiviazione online, iCloud, Dropbox o altro, per averli sempre a portata di mano in qualsiasi momento e luogo. Naturalmente, la progettazione di un archivio digitale funziona come per i documenti cartacei, è opportuno creare una serie di cartelle e suddividere i files secondo il genere e l’anno.
In ogni casa esistono documenti che, a differenza delle ricevute di pagamento, non hanno una scadenza, si tratta, appunto, dei contratti di proprietà, dei certificati di matrimonio e di tutto quanto altro abbia una validità praticamente incessante. La regola è sempre, ovviamente, la stessa, quella di conservare in un raccoglitore i documenti originali, e di salvare una copia in versione digitale. Trattandosi di documenti che non sono soggetti alle periodiche operazioni di pulizia dell’archivio, è opportuno utilizzare un unico raccoglitore, redigendo un indice preciso del contenuto, e separando le cartelline interne con gli appositi divisori colorati.
Un archivio di documenti deve seguire un’identica logica sia fisica che digitale, in maniera da potere reperire immediatamente ciò che occorre. Una suddivisione di base può essere organizzata in base alle seguenti categorie, documenti personali, contratti di proprietà, documenti inerenti gli autoveicoli, documenti e contratti di lavoro, dichiarazioni dei redditi e ricevute di pagamento di tasse e imposte, tasse universitarie, spese condominiali e ogni altra ricevuta utile ad attestare l’osservanza di un obbligo.
Archiviare Documenti di Garanzia
Un riguardo particolare deve essere riservato alla garanzia sugli acquisti di prodotti di elettronica, dispositivi informatici, elettrodomestici, e tutto quanto possieda una garanzia, dalle lavatrici, agli impianti di allarme, agli orologi, con l’ovvio principio che più alto è il valore dell’oggetto, più importante è tutelarsi nel caso di problemi di funzionamento e difetti. Generalmente, questo genere di acquisti ha una garanzia che, per legge, si estende per 24 mesi, con ulteriori proroghe ottenute su richiesta o in base alle scelte dei produttori.
In ogni caso, per difendere i propri acquisti e prevenire ogni tipo di problema, è opportuno archiviare gli scontrini o le fatture, e i certificati di garanzia, regolarmente timbrati dai rivenditori. Un accorgimento da non dimenticare è quello di provvedere sempre a scansionare o fotografare gli scontrini di acquisto, visto che con il tempo la stampa tende a scolorire completamente, e a rendere totalmente inutilizzabile il documento. Soprattutto se si tratta di dispositivi di un certo valore, è importante, per non dire indispensabile, conservare i manuali di istruzione, dove sono indicate anche le regole di manutenzione e un aiuto per identificare e talvolta risolvere i problemi più comuni, e gli imballaggi, in quanto il prodotto, per essere considerato in garanzia, deve essere restituito nella scatola originale. Un’ottima idea è quindi quella di predisporre un raccoglitore specifico per le garanzie di elettrodomestici e dispositivi elettronici, indicando la data di acquisto, in modo da eliminarle correttamente, una volta scaduto il termine di 24 o più mesi. Per quanto riguarda i manuali di istruzione, se in qualche modo sono andati persi, spesso è possibile reperirli online, nel sito del produttore.
Come Organizzare la Posta
La posta cartacea, con il diffondersi della comunicazione telematica e della posta elettronica, è sempre più scarsa, ma alcune comunicazioni continuano ad essere recapitate nella forma tradizionale, è opportuno suddividerle e archiviarle in tempo reale, per evitare pericolosi accumuli e dimenticanze, così come è preferibile evitare, quando possibile, di ricevere documenti cartacei, sia per un fattore di comodità che per rispetto verso l’ambiente.
Per quanto riguarda le fatture emesse dai gestori di servizi energetici e telefonici, ormai tutte le aziende fornitrici offrono la possibilità di eliminare la versione cartacea e ricevere unicamente le fatture online, tramite posta elettronica o scaricabili direttamente dal sito del gestore stesso. Per evitare dimenticanze e ritardi nei pagamenti, è possibile predisporre un messaggio di allerta sul proprio sistema di posta elettronica o, meglio ancora, domiciliare le utenze presso la banca. Lo stesso dicasi per gli estratti conto bancari, avvalendosi dei sistemi di banca online, è possibile evitare di ricevere i resoconto mensili, e consultare direttamente la situazione del proprio conto tramite il sito. Per gestire tranquillamente le scadenze domestiche avvalendosi degli strumenti moderni, come gli smartphone, la soluzione ideale è quella di scaricare un’applicazione gestionale, o utilizzare il calendario, e impostare le notifiche per ogni data di scadenza inserita.
Dove Posizionare i Documenti
Dopo avere ordinati e suddivisi i documenti cartacei, l’importante è trovare lo spazio ideale dove collocarli, uno scaffale, un mobile del soggiorno o una libreria vanno benissimo, meglio se predisposti per accogliere solo questo tipo di contenuti. Per l’archiviazione dei documenti in carta, si può scegliere tra i classici raccoglitori ad anelli da ufficio, cartelline in plastica, scatole componibili, o qualsiasi altro tipo di contenitore, in base alle preferenze personali e allo spazio.
La disposizione dei diversi documenti all’interno di raccoglitori e cartelle può essere organizzata in base ai colori, applicando etichette e contrassegni o scegliendo fantasie e colorazioni differenti. Per ottenere un effetto simpatico, e per facilitare le operazioni di ricerca di un eventuale documento, è opportuno corredare ogni raccoglitore con un indice dei contenuti, utilizzando caratteri e tinte differenti. Per chi ha deciso di digitalizzare tutta la documentazione casalinga, ed eliminare il più possibile il materiale cartaceo, un valido aiuto viene offerto da Excel, che consente di creare un elenco sempre aggiornato e di individuare rapidamente i documenti tramite i criteri di ricerca e selezione.
Conclusioni
Dopo avere stabilito un certo ordine, l’importante è non perdere l’abitudine, e cercare sempre di mantenerlo. Il sistema ideale è quello di non accumulare carte, lettere e scontrini nei cassetti, ma di tenere una o due vaschette dove collocarli temporaneamente per poi archiviarli direttamente secondo le regole stabilite in partenza.